De 5 best practices om geschillen met de projecteigenaar over projectmanagement te voorkomen. 

Verplichtingen om een geschil met de projecteigenaar in stand te houdenverdriet over het werk op een bouwplaats, wat zijn de verantwoordelijkheden en wat moet worden gedaan om deze te voorkomen door Maître Cécile Zakine, doctor in de rechten, advocaat.

Bij de uitvoering van een bouw- of renovatieproject speelt de projectmanager (of architect) een cruciale rol.

Als door de projecteigenaar gemandateerd professional neemt hij de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van de werkzaamheden, het financiële overzicht, het naleven van de planning, de verificatie van facturen en het beheer van de contractuele relaties.

Wat te doen als de projectmanager in conflict komt met de projecteigenaar die de facturen, vooral die betreffende meerwerk, betwist?

3. Werkplanning

Het halen van deadlines is een andere cruciale verplichting. De projectmanager is verantwoordelijk voor:

• DEoprichting van Plansen : Ontwikkel een gedetailleerd werkschema, waarin u de belangrijke mijlpalen en bijbehorende deadlines.
• Toezicht op Plansen : Bewaken van de voortgang van de werkzaamheden om ervoor te zorgen dat deze aan de gestelde deadlines voldoen.
• Beheer van Retards : Anticipeer op mogelijke vertragingen en beheer deze, en neem de nodige maatregelen om deze tot een minimum te beperken.

Wees voorzichtig met meerwerk: wees nauwkeurig en strikt: 

Documentatie is de sleutel tot het bewijzen van de legitimiteit van extra werk en de bestelling ervan door de klant:

• Wijzigingen in het Contract : Voor elke aanvraag tot meerwerk specifieke wijzigingen voorbereiden, ondertekend door de projecteigenaar.
• Inkooporders : Gebruik ondertekende bestelbonnen voor elke bijkomende interventie.
• Siterapporten : Documenteer regelmatig de voortgang van de werkzaamheden en de genomen beslissingen.

3. Werkplanning

Het halen van deadlines is een andere cruciale verplichting. De projectmanager is verantwoordelijk voor:

• DEoprichting van Plansen : Ontwikkel een gedetailleerd werkschema, waarin de belangrijkste fasen en bijbehorende deadlines worden gedefinieerd.
• Toezicht op Plansen : Bewaken van de voortgang van de werkzaamheden om ervoor te zorgen dat deze aan de gestelde deadlines voldoen.
• Beheer van Retards : Anticipeer op mogelijke vertragingen en beheer deze, en neem de nodige maatregelen om deze tot een minimum te beperken.

Wees voorzichtig met meerwerk: wees nauwkeurig en strikt: 

Documentatie is de sleutel tot het bewijzen van de legitimiteit van extra werk en de bestelling ervan door de klant:

• Wijzigingen in het Contract : Voor elke aanvraag tot meerwerk specifieke wijzigingen voorbereiden, ondertekend door de projecteigenaar.
• Inkooporders : Gebruik ondertekende bestelbonnen voor elke bijkomende interventie.
• Siterapporten : Documenteer regelmatig de voortgang van de werkzaamheden en de genomen beslissingen.

4. Verificatie van facturering

Het verifiëren van bedrijfsfacturen is essentieel om een goed financieel beheer van het project te garanderen. De projectmanager moet:

• ControleR van SWerksituaties : Onderzoeken en goedkeuren van door bedrijven ingediende werksituaties.
• valideren van Facties : Controleer de conformiteit van de facturen met de geleverde diensten en de contractuele tarieven.
• wistivi van Paspecten : Zorgen voor monitoring van de betalingen in coördinatie met de projecteigenaar.

Wat houdt dit in en wat te doen als betaling voor werk of meerwerk wordt geweigerd?

Als de projecteigenaar weigert de facturen van de bedrijven te betalen, kan de projectmanager verschillende stappen volgen:

• Bemiddeling : bemiddeling voorstellen om het geschil in der minne op te lossen voor een bemiddelaar, maar we zullen zeer snel weten of bemiddeling mogelijk is of niet
• Minnelijke deskundigheid : Vraag een minnelijk deskundig advies om de conformiteit en de kosten van de uitgevoerde werkzaamheden objectief te beoordelen.

• Stuur een brief naar mis binnen Demor : Als minnelijke pogingen mislukken, zal de formele kennisgeving vormt een voorbereidende stap vóór juridische stappen:

Wees nauwkeurig in de cinhoud van de aanmaning : Geef een detail van de verschuldigde bedragen, de geleverde diensten en de bijbehorende bewijsstukken.

Indien dit meerwerk met zich meebrengt, dient dit gedetailleerd te worden vermeld.

Geef een d aanreactietijd : Stel een redelijke termijn vast voor de projecteigenaar om de situatie te regulariseren (10 tot 15 dagen)

Kennisgeving door deurwaarder : indien u dit wenst, kunt u de aanmaning door een gerechtsdeurwaarder laten versturen om meer gewicht aan uw verzoek te geven.

• Juridische stappen : indien minnelijke pogingen mislukken, juridische stappen ondernemen om betaling van onbetaalde facturen te verkrijgen.
• Betalingsgarantie : controleer of er betalingsgaranties zijn voorzien in het contract en activeer deze indien nodig.

De projectmanager speelt een centrale rol in het succes van een bouwproject.

Haar verantwoordelijkheden op het gebied van werkbeheer, financieel beheer, naleving van de planning en verificatie van facturen zijn essentieel om de kwaliteit en conformiteit van het project te garanderen.

Ter bescherming tegen rechtszaken is het van cruciaal belang om gedetailleerde contracten op te stellen, strenge documentatie bij te houden en prioriteit te geven aan transparante communicatie.

Bij weigering van betaling door de projecteigenaarmoeten minnelijke en juridische benaderingen worden overwogen om de bescherming van de belangen van bedrijven en het succes van het project te garanderen. Een afspraak maken met advies is altijd verstandig.